Chi phí triển khai hệ thống ERP cho nhà máy vừa và nhỏ gồm những gì

Câu hỏi "ERP giá bao nhiêu" không có một con số chung, vì chi phí phụ thuộc vào phạm vi và mức độ đặc thù của từng nhà máy. Thứ có thể nói rõ là chi phí gồm những khoản nào, khoản nào dễ bị bỏ sót và làm thế nào để kiểm soát. Bài này tập trung vào những điều đó.

Sáu khoản chi phí cần tính

1. Phần mềm

Có ba mô hình:

• Thuê bao theo số người dùng, trả hằng tháng hoặc hằng năm.
• Mua bản quyền một lần, kèm phí bảo trì hằng năm.
• Phát triển riêng, trả theo phạm vi công việc và sở hữu hệ thống.

Thuê bao có chi phí ban đầu thấp nhưng tăng theo số người dùng và số năm sử dụng. Phát triển riêng có chi phí ban đầu cao hơn nhưng không phụ thuộc số người dùng.

2. Triển khai và tùy chỉnh

Với phần mềm đóng gói, đây thường là khoản lớn hơn cả phí phần mềm: khảo sát, cấu hình, tùy chỉnh cho quy trình sản xuất, tích hợp với hệ thống đang có.

3. Chuyển đổi dữ liệu

Làm sạch và nhập danh mục vật tư, mã hàng, định mức, tồn kho đầu kỳ, công nợ. Khoản này phần lớn là thời gian của chính nhân viên nhà máy, nên hay bị bỏ ra ngoài dự toán.

4. Hạ tầng và thiết bị

Máy chủ hoặc dịch vụ đám mây, mạng tại xưởng, máy tính bảng, máy quét mã, máy in tem.

5. Đào tạo

Thời gian của người hướng dẫn và thời gian người vận hành rời vị trí để học.

6. Vận hành hằng năm

Bảo trì, hỗ trợ, nâng cấp và chi phí hạ tầng lặp lại mỗi năm.

Những yếu tố quyết định mức chi phí

• Số phân hệ. Làm kho và lệnh sản xuất khác xa làm đủ từ bán hàng đến chất lượng.
• Độ đặc thù của quy trình. Quy trình càng khác chuẩn, phần tùy chỉnh càng nhiều.
• Số điểm ghi nhận dữ liệu tại xưởng. Mỗi máy, mỗi chuyền cần thiết bị và đào tạo.
• Tình trạng dữ liệu hiện có. Dữ liệu gọn thì chuyển đổi nhanh.
• Số hệ thống cần kết nối. Kế toán, chấm công, cân điện tử.

Cách kiểm soát ngân sách

1. Chia theo phân hệ. Yêu cầu báo giá tách riêng từng phân hệ để chủ động chọn làm gì trước.
2. Bắt đầu từ chỗ hoàn vốn nhanh nhất. Thường là nơi sai số liệu đang gây mất tiền trực tiếp.
3. Chốt phạm vi bằng màn hình mẫu. Thay đổi trên bản vẽ gần như không tốn chi phí.
4. Tính tổng chi phí trong nhiều năm, không chỉ năm đầu. Thuê bao rẻ lúc đầu có thể đắt hơn sau vài năm.
5. Dành ngân sách cho dữ liệu và đào tạo. Đây là hai khoản quyết định hệ thống có được dùng hay không.

Nhà máy vừa và nhỏ nên làm gì

Nhà máy nhỏ không cần hệ thống lớn. Một hoặc hai phân hệ giải quyết đúng vấn đề đang đau nhất thường mang lại nhiều giá trị hơn một bộ ERP đầy đủ mà không ai dùng hết. Tham khảo thêm quy trình triển khai ERP cho nhà máy và so sánh ERP đóng gói với ERP viết riêng.

Chúng tôi báo giá sau buổi khảo sát tại xưởng, theo từng phân hệ. Đặt lịch khảo sát để có con số sát với nhà máy của bạn.